備付けは義務!宿泊者名簿ってどんなものが良いの?

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民泊事業者として、宿泊者名簿を届出のしてある民泊施設または民泊事業者の営業所又は事務所に備え付けることが義務付けられています。
これは旅館業法第6条を根拠としています。

皆さんもホテルや旅館を利用する際に、チェックインの際に宿泊者カードなど必ず記入していますよね。
民泊でもそのようにして、宿泊者の管理をする必要があるのです。

この記事では、宿泊者名簿はどのようなことが必須項目なのか?また、無料で使える便利な電子宿泊者名簿のご紹介をしています。ぜひ参考にしてくださいね。

1.宿泊者名簿に必要な4つの項目

宿泊者名簿に最低限必要な項目は4つです。

・ 宿泊日
・ 宿泊者の氏名
・ 宿泊者の住所
・ 宿泊者の職業

この項目は、旅館業法第六条にしっかりと書かれています。

旅館業法 第六条 

営業者は、宿泊者名簿を備え、これに宿泊者の氏名、住所、職業その他の事項を記載し、当該官吏又は吏員の要求があつたときは、これを提出しなければならない。
2 宿泊者は、営業者から請求があつたときは、前項に規定する事項を告げなければならない。

国内に住所のない外国人宿泊者の場合は上記に加えて追加項目があります。

・ 国籍
・    パスポートの旅券番号

このような項目を記載した宿泊者名簿は届出のしてある民泊施設または民泊事業者の営業所又は事務所に備え付けておかなくてはなりません。

1-1.二ヶ月毎に宿泊日数等を報告する必要がある

民泊事業者は、2カ月ごとに宿泊日数などを報告する必要があります。
報告先は各自治体の窓口ですが、窓口に行かずとも民泊制度運営システムでも報告することができます。
民泊制度運用システム

ただし、このシステムを利用するには電子署名のための機材や環境が必要です。
一度導入してしまえば楽なのですが、導入するまでにひと手間かかります。

2.宿泊者名簿の取り扱いの留意点

・ 宿泊者それぞれについて本人確認を行う
・ 宿泊者名簿には、宿泊者全員を記載する必要がある
・ 宿泊者名簿の保管期間は最低3年

2-1.宿泊者それぞれについて本人確認を行う

宿泊者名簿の正確な記載を確保するために、宿泊開始までに宿泊者各人に本人確認を行う必要があります。
具体的な方法として、パスポートの呈示を求めるとともにパスポートのコピーを保管します。

パスポートの呈示を拒否されたら?

国の指導によるものであることを説明して呈示を求めます。
それでもパスポートの呈示を拒否される場合には、当該宿泊者は旅券不携帯の可能性があるものとして、最寄りの警察署に連絡しましょう。

2-2.宿泊者名簿には、宿泊者全員を記載する必要がある

宿泊者名簿は宿泊者全員の情報の記載が必要です。
代表者のみの記載はNGです。しっかり、全員分記載しましょう。

2-3.宿泊者名簿の保管期間は最低3年

厚生労働省の定めた「旅館業における衛生等管理要領」により、宿泊者名簿は3年以上保管する必要があります。
また、電子データで保管する場合はいつでも紙で出力できるようにしておかなくてはなりません。

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その他宿泊者管理について留意点

長期に滞在する宿泊者には注意が必要です。
どうして長期滞在者に注意が必要かというと、そのまま所在が分からなくなり不法滞在者になる可能性や違法行為を行う可能性が短期滞在者に比べて高いからです。7日以上宿泊予約がある場合、清掃などのタイミングで定期的に顔を合わせたりして確認を行うようにする必要があります。

2.電子宿泊者名簿が便利!

サポートしているOSはWindowsだけになっていますが、民泊制度運営システムが電子宿泊者名簿(住宅宿泊事業者向けのソフトウェア)を無料配布しています。

電子宿泊者名簿のダウンロード
電子宿泊者名簿の操作説明書

サポートするOS
【Windows版】
Microsoft Windows 10 (64bit)
Microsoft Windows 8.1 (64bit)
Microsoft Windows 7 Service Pack1 (64bit)
【動作条件】 メモリ容量: 2G以上
画面解像度: 1366×768以上
空きディスク容量: 200MB以上

利用するには下記の条件に同意する必要があります。

・電子宿泊者名簿を使用した結果、損害が発生しても国土交通省、観光庁は一切の責任を負いません
・電子宿泊者名簿に関するいかなる著作権表記も変更できません
・電子宿泊者名簿を改造したり、リバースエンジニアリング、逆アセンブル等を行うことはできません
・電子宿泊者名簿の再配布はできません

引用 : 

2-1.民泊制度運営システムの電子宿泊者名簿12項目

民泊制度運用システムが配布している電子宿泊者名簿では、以下の12個の項目を管理することができます。

2-2. 定期報告データ(CSV ファイル)も作れる!

このシステムの電子宿泊者名簿なら、定期報告用のデータも簡単に作成することができます。
民泊制度運用システムを使って、オンライン報告を利用したい場合はぜひ導入しておきたいソフトですね。
無料でダウンロードできるのでぜひ利用しましょう。

まとめ

伝染病や食中毒などが発生した際の追跡やテロ防止のため、または犯罪の抑制のために宿泊者名簿の備付けが義務づけられています。
宿泊者名簿を作成するにあたり、最低限必要な項目は日本国籍の宿泊者場合は4つ、日本に住所のない外国宿泊者の場合は6つです。

・宿泊日・氏名・住所・職業
・国籍・パスポートの旅券番号

無料で使える電子宿泊者名簿もありますので、ぜひ活用しましょう。

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